Términos y Condiciones de Uso

Versión 1.0 · vigente desde el 1 de octubre de 2026

Estos términos regulan el acceso y uso de las plataformas de Soft-IA —entre ellas el CRM, la Agenda, el punto de venta y los demás módulos del ecosistema— por parte de quien registra una cuenta o utiliza el servicio.

1. Quién presta el servicio

En adelante, Soft-IA se refiere a esa sociedad y el Cliente, a la persona natural o jurídica que registra o utiliza una cuenta en cualquiera de sus plataformas (la Plataforma).

2. Aceptación del contrato

Al marcar la casilla de aceptación en el formulario de registro, o al usar la Plataforma, el Cliente manifiesta que leyó y acepta estos términos y la Política de Tratamiento de Datos Personales. Esa aceptación se presta por medios electrónicos y tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. Soft-IA conserva registro de la fecha, la hora y la versión aceptada, y lo entrega al Cliente cuando lo solicite.

Quien acepta a nombre de una empresa declara que cuenta con facultades para obligarla y que los datos de registro son veraces. La cuenta es para uso empresarial y no está dirigida a menores de edad.

3. Cuenta, usuarios y credenciales

El Cliente crea y administra sus usuarios, les asigna permisos y los retira cuando corresponde. Las credenciales son personales e intransferibles.

Toda actuación realizada con las credenciales de un usuario se entiende hecha por el Cliente. Si detecta un uso no autorizado de su cuenta, debe informarlo de inmediato a contacto@soft-ia.cloud para suspender los accesos comprometidos.

4. Licencia de uso

Soft-IA concede al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y limitada a la vigencia del servicio, para utilizar la Plataforma en su propia operación empresarial.

El servicio se presta bajo la modalidad de software como servicio: la Plataforma permanece alojada y operada por Soft-IA, que conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre el software, su código fuente, arquitectura, diseño, instrucciones de los modelos de inteligencia artificial y documentación. Las configuraciones, parametrizaciones y mejoras que se realicen, incluso a solicitud del Cliente, se incorporan a la Plataforma y pertenecen a Soft-IA. Este contrato no transfiere la propiedad del software ni constituye un desarrollo por encargo.

Las sugerencias que el Cliente comparta sobre el producto pueden ser incorporadas por Soft-IA sin que ello genere contraprestación ni derechos sobre la Plataforma.

5. Uso prohibido

El Cliente y sus usuarios se abstendrán de:

• Copiar, modificar, descompilar, desensamblar o realizar ingeniería inversa sobre la Plataforma, o derivar versiones de ella.
• Ceder, revender, arrendar o sublicenciar el acceso a terceros ajenos a su operación.
• Extraer el contenido por medios automatizados, o ejecutar pruebas de carga, intrusión o vulnerabilidad sin autorización escrita previa.
• Cargar software malicioso, o información obtenida de forma ilícita o sin autorización de sus titulares.
• Usar la Plataforma para fines contrarios a la ley o que afecten su operación o la de otros clientes.

6. Precio, pagos e impuestos

El Cliente paga la mensualidad del plan contratado, en los valores informados al momento del registro o en la propuesta comercial aceptada. El pago se hace por anticipado, dentro de los primeros cinco (5) días calendario de cada mes, mediante el link de pago automático que habilita Soft-IA. Al registrar su medio de pago, el Cliente autoriza el cargo recurrente de la mensualidad y de los consumos variables.

No están incluidos en la mensualidad y se facturan según el consumo real: el uso de modelos de inteligencia artificial y los cargos de mensajería de la API de WhatsApp de Meta, cuando apliquen.

El valor de la mensualidad se reajusta cada año en un porcentaje igual a la variación del Índice de Precios al Consumidor certificada por el DANE para el año anterior.

El servicio se presta como computación en la nube y está excluido del impuesto sobre las ventas conforme al numeral 21 del artículo 476 del Estatuto Tributario. Si una modificación normativa llegara a gravarlo, el impuesto será asumido por el Cliente desde su entrada en vigencia.

El incumplimiento del pago faculta a Soft-IA para suspender el acceso hasta que se regularice, sin que la suspensión libere al Cliente de pagar el período suspendido.

7. Disponibilidad y soporte

Soft-IA mantiene la Plataforma disponible y presta soporte por WhatsApp, por correo electrónico y por videollamada, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., hora de Colombia, salvo festivos nacionales. Los incidentes que impidan operar reciben una primera respuesta dentro de la hora hábil siguiente a su reporte.

Soft-IA puede realizar mantenimientos programados, avisados con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación y ejecutados fuera del horario hábil siempre que sea posible.

Salvo que exista un acuerdo de niveles de servicio suscrito con el Cliente, los tiempos de solución son metas de gestión y no garantías de resultado, en tanto su cumplimiento puede depender de terceros ajenos a Soft-IA, como los proveedores de infraestructura, los de modelos de inteligencia artificial, los servicios de mensajería o los propios sistemas del Cliente.

8. Información del Cliente

La información que el Cliente carga o genera en la Plataforma es y sigue siendo suya. El Cliente concede a Soft-IA una licencia limitada para alojarla, procesarla y transmitirla con el único fin de prestar el servicio.

El Cliente declara que cuenta con los derechos y autorizaciones necesarios sobre esa información, incluidos los datos personales de terceros, y que su uso en la Plataforma no infringe derechos ajenos ni la ley.

9. Funcionalidades de inteligencia artificial

La Plataforma utiliza modelos de inteligencia artificial para leer documentos y extraer datos de ellos. Esa lectura es una herramienta de apoyo: su precisión depende de la calidad, legibilidad e integridad del documento recibido y puede presentar errores. Por eso la Plataforma asigna niveles de confianza, genera alertas, marca registros para revisión manual y permite corregirlos dejando trazabilidad de quién y cuándo.

Las validaciones y alertas no constituyen garantía de autenticidad de un documento ni de que una operación haya ocurrido. La verificación final y las decisiones de negocio que se tomen con esa información son responsabilidad del Cliente.

Soft-IA no autoriza a sus proveedores de modelos el uso de la información del Cliente para entrenar modelos de terceros.

10. Datos personales

Frente a los datos de quienes se registran y usan la Plataforma, Soft-IA actúa como Responsable del tratamiento. Frente a los datos personales que el Cliente carga o captura sobre sus propios clientes, distribuidores o colaboradores, el Responsable es el Cliente y Soft-IA actúa como Encargado: trata esos datos únicamente siguiendo sus instrucciones y para ejecutar el servicio. Obtener las autorizaciones de esos titulares y atender sus consultas y reclamos corresponde al Cliente.

Para prestar el servicio, Soft-IA se apoya en proveedores de infraestructura, de modelos de inteligencia artificial, de mensajería y de pagos, algunos con servidores fuera de Colombia, por lo que la información puede transmitirse al exterior en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. El detalle de qué datos se tratan, con qué finalidad, cómo se protegen y cómo ejercer los derechos está en la Política de Tratamiento de Datos Personales, que hace parte de estos términos.

11. Confidencialidad

Cada parte mantiene en reserva la información de la otra a la que acceda con ocasión del servicio, la usa solo para ejecutar este contrato y no la divulga a terceros no autorizados. La obligación rige durante la vigencia del servicio y por cinco (5) años después de su terminación, y subsiste indefinidamente respecto de la información que constituya secreto empresarial.

Si una autoridad competente obliga a una de las partes a divulgar información confidencial, esta informará a la otra de inmediato, salvo que la ley se lo prohíba.

12. Responsabilidad

Soft-IA responde por los perjuicios directos que cause al Cliente por el incumplimiento de sus obligaciones. Salvo dolo o culpa grave, su responsabilidad total no excederá el valor efectivamente pagado por el Cliente durante los tres (3) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

Soft-IA no responde por el lucro cesante, ni por interrupciones atribuibles a servicios de terceros, a la conexión del Cliente o a eventos de fuerza mayor, sin perjuicio de su deber de actuar con diligencia para restablecer el servicio.

Cada parte mantendrá indemne a la otra frente a reclamaciones de terceros derivadas del incumplimiento de sus propias obligaciones, en especial las relativas a datos personales, confidencialidad y propiedad intelectual.

13. Suspensión y terminación

El Cliente puede terminar el servicio en cualquier momento, con aviso escrito de treinta (30) días calendario, pagando las sumas causadas hasta la fecha efectiva de terminación. No hay reembolso de períodos ya iniciados.

Soft-IA puede suspender o terminar el servicio por mora en el pago, por uso de la Plataforma en contra de la sección 5, o por conductas que pongan en riesgo la seguridad del servicio o la información de otros clientes. Salvo urgencia por seguridad, mediará aviso previo con un plazo razonable para corregir.

Terminado el servicio cesa el acceso a la Plataforma. Durante los noventa (90) días calendario siguientes el Cliente puede solicitar la entrega de su información, sin costo, en formato estándar y con un respaldo de la base de datos. Vencido ese plazo la información se elimina de forma definitiva, salvo lo que deba conservarse por obligación legal, contable o tributaria.

14. Cambios en estos términos

Soft-IA puede modificar estos términos para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Cada versión se publica en esta página con su número y su fecha, y se informa al Cliente por correo electrónico con al menos quince (15) días calendario de anticipación.

Si el Cliente no acepta la nueva versión, puede terminar el servicio antes de que entre en vigencia, sin penalidad. El uso de la Plataforma después de esa fecha se entiende como aceptación.

15. Ley aplicable y controversias

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver directamente cualquier diferencia dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la comunicación escrita en que una de ellas la plantee. Vencido ese término sin acuerdo, la controversia se someterá a los jueces competentes de la ciudad de Pereira.

Las comunicaciones se envían al correo electrónico registrado por el Cliente y, para Soft-IA, a contacto@soft-ia.cloud.